Bien que ce une tâche complexe, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors de l'organisation d'un événement d'entreprise avec une perspective stratégique. C'est pourquoi aujourd'hui, depuis l'Hôtel Calipolis, un hôtel 4 étoiles à Sitges conçu et équipé avec des salles de réunion, du matériel audiovisuel, différents espaces de restauration et de nombreux services pour que les entreprises puissent organiser des événements dans notre hôtel, nous vous expliquons les 7 points essentiels pour planifier et réussir un événement d'entreprise. Nous vous les révélons ci-dessous:
Organiser un événement d'entreprise : Étape par étape
1. L’objectif et le public de l’événement
Définir un objectif spécifique, réaliste et mesurable pour l’événement augmente les chances de succès. De plus, une définition claire de l’objectif servira de guide pour orienter toutes les actions à entreprendre.
Il est nécessaire de fixer à la fois l'objectif et le public cible en fonction de l’objectif de l’événement ; attirer des partenaires ou des investisseurs n’est pas le même objectif que promouvoir un nouveau produit ou service ou établir une alliance avec une autre entreprise.
2. Budget de l’événement
Gardez à l’esprit que toutes les gestions de l’événement doivent être couvertes par un budget, qui vous permettra de contrôler les coûts et les bénéfices réels.
Les éléments les plus courants inclus dans un budget pour un événement d'entreprise sont : la réservation ou la location du lieu, l’hébergement pour les participants et/ou les invités, le transport, le catering, les honoraires des intervenants ou des conférenciers, les campagnes de marketing et de promotion de l'événement, les ressources humaines et matérielles à engager, les activités complémentaires, etc.
3. Gestion du temps
La gestion du temps est très importante. Il faut apprendre à prioriser les tâches pour s'assurer que les aspects les plus critiques sont abordés en premier. Une bonne méthodologie de travail consiste à diviser le temps de manière raisonnable entre les tâches et à donner plus d'importance aux tâches les plus urgentes.
Cependant, assurez-vous d'avoir une certaine flexibilité, c'est-à-dire, prévoyez un plan de secours pour permettre des marges de manœuvre pour corriger les erreurs ou vous adapter aux imprévus.
4. Planification de l’événement
La planification de l’événement d'entreprise comprend deux points clés : la définition de la date et du lieu, ainsi que l'élaboration d’un programme si plusieurs sessions ou activités sont prévues à différents moments.
C'est essentiel pour que les participants sachent clairement comment se déroulera l’événement tout au long de la journée ou des journées, et quelles zones du lieu ils doivent visiter, en utilisant toutes les ressources disponibles (zone d'accueil, salles de réunion, espace de restauration, etc.).
5. Choix des espaces et hébergement des participants
Lors du choix de la localisation de l’événement, il est important que les installations soient situées dans une zone urbaine centrale, car cela est plus attrayant pour le public, et que l’espace soit accessible aux personnes à mobilité réduite.
De plus, envisagez la possibilité d’héberger les invités s’ils doivent se déplacer. Selon l’objectif de l’événement, il est efficace que l’hôtel où ils séjournent soit équipé de salles pour des meetings et qu’il dispose également d’espaces de divertissement en dehors de l’événement si les participants souhaitent rester quelques jours de plus.
Les autres aspects essentiels des espaces sont : une zone d'accueil, un service de restauration ou un restaurant, des salles de réunion et, bien sûr, un équipement technologique (écrans de projection, microphones, haut-parleurs, podium pour les intervenants, etc.).
Vous pouvez voir toutes nos salles et espaces dédiés à l'organisation d'événements ici !
6. Promotion de l’événement
À l’ère des communications numériques, une bonne promotion de l’événement peut attirer le bon public et étendre la portée de l'entreprise.
Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux et créer des profils corporatifs pour l'événement ou l'entreprise pour faire de la publicité. La création d'un site Web, ainsi qu'une landing page avec toutes les informations de l’événement et une invitation à s'inscrire, est également très efficace.
Une autre stratégie de marketing très efficace est la collaboration avec des influenceurs qui feront la promotion de l'événement sur leurs réseaux sociaux, bien que des canaux plus conventionnels, tels que la télévision, la radio ou la presse locale, puissent également être utilisés.
7. Évaluation de l’événement
L’évaluation est la dernière phase et se fait après la clôture de l’événement. Elle permet d'analyser les résultats obtenus et de vérifier quels objectifs ont été atteints, quels problèmes ont surgi et quels aspects auraient pu être améliorés.
Certains éléments à évaluer sont : la pertinence du budget (s’il a couvert les besoins réels), l’impact de l’événement dans les médias, la perception des participants, les problèmes survenus, etc. C’est le moment approprié pour tirer des conclusions et des leçons apprises.
Maintenant que vous savez comment organiser un événement d'entreprise, il ne vous reste plus qu’à vous mettre au travail et suivre tous les conseils de planification, d'exécution et d'évaluation pour réussir l'organisation. Quelle phase de gestion vous motive le plus ?
Et n'oubliez pas ! Au Hotel Calipolis, nous vous attendons avec les bras ouverts. Sitges est l’endroit parfait pour allier travail et divertissement. Dans notre hôtel, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre événement d'entreprise, et vous pourrez également profiter d'une destination animée comme Sitges.
