Encara que és una tasca complexa, hi ha alguns factors a tenir en compte a l’hora d’organitzar un esdeveniment empresarial amb una mirada estratègica. És per això que avui, des de l’Hotel Calipolis, un hotel de 4 estrelles a Sitges dissenyat i equipat amb sales de reunions, material audiovisual, diferents espais de restauració i nombrosos serveis perquè les empreses puguin organitzar esdeveniments al nostre hotel, t’expliquem els 7 punts essencials per planificar i dur a terme un esdeveniment empresarial amb èxit. Te’ls descobrim a continuació:
Organitzar un esdeveniment corporatiu: Pas a pas
1. El propòsit i el públic de l'esdeveniment
Definir un propòsit específic, realista i mesurable de l'esdeveniment augmenta les possibilitats d'èxit. A més, una correcta definició d'aquest propòsit servirà de guia per dirigir i orientar totes les accions a realitzar.
Per això, cal fixar tant l'objectiu com el públic assistent segons la finalitat que es persegueixi; no és el mateix voler atraure socis o inversors, que promocionar un nou producte o servei, o voler establir una aliança amb una altra companyia.
2. Pressupost de l'esdeveniment
Tingues present que totes les gestions de l'esdeveniment han d'estar contemplades en un pressupost, mitjançant el qual podràs controlar els costos i beneficis reals.
Els elements més comuns que es solen incloure en un pressupost per a un esdeveniment corporatiu són: reserva o lloguer del lloc de celebració, allotjament per als participants i/o convidats, transport, catering, honoraris dels ponents o oradors, campanyes de màrqueting i difusió de l'esdeveniment, recursos humans i materials a contractar, activitats complementàries, etc.
3. Gestió del temps
La gestió del temps és molt important. Cal aprendre a prioritzar tasques per assegurar que els aspectes més importants es solucionen primer. Una bona metodologia de treball és dividir el temps raonablement entre les tasques i donar més rellevància a aquelles feines més urgents.
Tanmateix, assegura't de tenir certa flexibilitat, és a dir, cal contemplar un pla de rescat per aconseguir un marge d'acció que et permeti corregir errors o adaptar-te als imprevistos.
4. Planificació de l'esdeveniment
La planificació de l'esdeveniment corporatiu comprèn dos punts rellevants: l'establiment de la data i el lloc, i l'elaboració d'un cronograma en cas que durant l'esdeveniment es programin diverses sessions o activitats en diferents horaris.
És imprescindible perquè els assistents coneguin clarament com es desenvoluparà l'esdeveniment durant la jornada o jornades, i a quines zones de l'espai han d'acudir, aprofitant tots els recursos disponibles (zona de recepció, sales de reunions, zona de catering, etc.).
5. Elecció dels espais i allotjament dels assistents
A l'hora d'escollir la ubicació de l'esdeveniment, cal tenir en compte que les instal·lacions es localitzin en una zona urbana cèntrica, ja que resulta més atractiva per al públic, i, a més, que l'espai sigui accessible també per a les persones amb mobilitat reduïda.
Alhora, cal contemplar la possibilitat d'allotjar els convidats si aquests han de desplaçar-se. Depenent de la finalitat de l'esdeveniment, resulta eficaç que l'hotel on es trobin allotjats estigui equipat amb sales per a meetings i que, alhora, disposi d'espais d'entreteniment fora de l'esdeveniment si els assistents volen quedar-se alguns dies més al lloc.
Altres aspectes que no poden faltar als espais són zona de recepció, catering o restaurant, sales de reunions i, per descomptat, equipament de tecnologia (pantalles de projecció, micròfons, altaveus, taula per als ponents/presentadors, etc.).
Aquí pots veure totes les nostres sales i espais destinats a l'organització d'esdeveniments!
6. Difusió de l'esdeveniment
En l'era de les comunicacions digitals, una bona difusió de l'esdeveniment pot significar atraure el públic adequat i ampliar l'abast de l'empresa.
Pots recórrer a les xarxes socials i crear perfis corporatius de l'esdeveniment o de l'empresa per publicitar l'acte. També dóna molt bons resultats la creació d'una pàgina web, així com una landing page on es reuneixi tota la informació de l'esdeveniment i s'inviti els interessats a inscriure's.
Una altra estratègia de màrqueting molt eficaç és la col·laboració amb influencers que facin publicitat de l'esdeveniment a les seves xarxes socials, encara que també es pot fer ús dels canals més convencionals, com la televisió, la ràdio o la premsa local.
7. Avaluació de l'esdeveniment
L'avaluació és l'última fase i es realitza després del tancament de l'esdeveniment. Permet analitzar els resultats obtinguts i comprovar quins objectius s'han complert, quins inconvenients han sorgit i quins aspectes podrien haver millorat.
Alguns dels elements que s'han de valorar són l'adequació del pressupost (si ha cobert les necessitats reals), quin impacte ha tingut l'esdeveniment als mitjans de comunicació, la percepció dels assistents, quins contratemps han aparegut, etc. Aquest és el moment adequat per extreure conclusions i aprenentatges.
Ara que ja saps com organitzar un esdeveniment corporatiu, només has de posar-te mans a l'obra i seguir tots els consells de planificació, execució i avaluació per aconseguir una organització d'èxit. Quina de les fases de gestió et motiva més?
I recorda! Al Hotel Calipolis t'esperem amb els braços oberts. Sitges és el lloc perfecte per combinar la feina i l'entreteniment. Al nostre hotel trobaràs tot el que necessites per organitzar el teu esdeveniment corporatiu, i a més podràs gaudir d'un destí ple d'entreteniment com és Sitges.
