Aunque es una tarea compleja, hay algunos factores a tener en cuenta a la hora de organizar un evento empresarial con mirada estratégica. Es por eso que hoy, desde Hotel Calipolis, un hotel 4 estrellas en Sitges diseñado y habilitado con salas de reuniones, material audiovisual, diferentes espacios de restauración y numerosos servicios para que las empresas puedan preparar eventos en nuestro hotel, te explicamos los 7 puntos esenciales para planificar y llevar a cabo un evento empresarial con éxito. Te los descubirmos a continuación:
Organizar un evento de empresa: Paso a paso
1. El propósito y el público del evento
Definir un propósito específico, realista y medible del evento aumenta las posibilidades de que se alcance con éxito. Además, una correcta definición de ese propósito servirá de guía para dirigir y orientar todas las acciones a realizar.
Para ello, es necesario fijar tanto el objetivo como el público asistente según la finalidad que se persiga; no es lo mismo querer atraer a socios o inversores, que promocionar un nuevo producto o servicio, o querer establecer una alianza con otra compañía.
2. Presupuesto del evento
Ten presente que todas las gestiones del evento deben estar contempladas en un presupuesto, mediante el cual podrás controlar los costes y beneficios reales.
Los elementos más comunes que se suelen incluir en un presupuesto para un evento empresarial son: reserva o alquiler del lugar de celebración, alojamiento para participantes y/o invitados, transporte, catering, honorarios de los ponentes u oradores, campañas de marketing y difusión del evento, recursos humanos y materiales a contratar, actividades complementarias, etc.
3. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es muy importante. Hay que aprender a priorizar tareas para asegurar que los aspectos más importantes se solucionan primero. Una buena metodología de trabajo es dividir el tiempo razonablemente entre las tareas y dar mayor relevancia a aquellas labores más apremiantes.
Sin embargo, asegúrate de tener cierta flexibilidad, es decir, debes contemplar un plan de respaldo para lograr un margen de acción que te permita corregir errores o adaptarte a los contratiempos.
4. Planificación del evento
La planificación del evento empresarial comprende dos puntos relevantes: el establecimiento de la fecha y el lugar, y la elaboración de un cronograma en caso de que durante el evento se programen varias sesiones o actividades en diferentes horarios.
Esto es imprescindible para que los asistentes conozcan claramente cómo se desarrollará el evento durante la jornada o jornadas, y a qué zonas del espacio deben acudir, aprovechando todos los recursos disponibles (zona de recepción, salas de reuniones, zona de catering, etc.).
5. Elección de los espacios y alojamiento de asistentes
A la hora de escoger la ubicación del evento, hay que tener en cuenta que las instalaciones se localicen en una zona urbana céntrica, ya que resulta más atractiva para el público, y, además, que el espacio sea accesible también para las personas con movilidad reducida.
Asimismo, hay que contemplar la posibilidad de alojar a los invitados si estos tienen que desplazarse. Dependiendo de la finalidad del evento, resulta eficaz que el hotel donde se alojen esté equipado con salas para meetings y que, a la vez, disponga de espacios de entretenimiento fuera del evento si los asistentes quieren quedarse algunos días en el lugar.
Otros aspectos que no pueden faltar en los espacios son zona de recepción, catering o restaurante, salas de reuniones y, por supuesto, equipamiento de tecnología (pantallas de proyección, micrófonos, altavoces, mesa para los ponentes/presentadores, etc.).
¡Aquí puedes ver todas nuestras salas y espacios que están destinadas a la organización de eventos!
6. Difusión del evento
En la era de las comunicaciones digitales, una buena difusión del evento puede significar atraer el público adecuado y ampliar el alcance de la compañía.
Puedes recurrir a las redes sociales y crear perfiles corporativos del evento o de la empresa para publicitar el acto. También da muy buenos resultados la creación de una página web, así como una landing page donde se reúna toda la información del evento y se invite a los interesados a inscribirse.
Otra estrategia de marketing muy eficaz es la colaboración con influencers que hagan publicidad del evento en sus redes sociales, aunque también se puede hacer uso de los canales más convencionales, como la televisión, la radio o la prensa local.
7. Evaluación del evento
La evaluación es la última fase y se realiza tras el cierre del evento. Permite analizar los resultados obtenidos y comprobar qué objetivos se han cumplido, qué inconvenientes han surgido y qué aspectos ser podrían haber mejorado.
Algunos de los elementos que deben valorarse son la adecuación del presupuesto (si ha cubierto las necesidades reales), qué impacto ha tenido el evento en los medios de comunicación, la percepción de los asistentes, qué contratiempos aparecieron, etc. Este es el momento adecuado para extraer conclusiones y aprendizajes.
Ahora que ya conoces cómo se organiza un evento empresarial, solo tienes que ponerte manos a la obra y seguir todos los consejos de planificación, ejecución y evaluación para lograr una organización de éxito. ¿Cuál de las fases de gestión te motiva más?
¡Y recuerda! En el Hotel Calipolis te esperamos con los brazos abiertos. Sitges es el lugar perfecto para combinar el trabajo y el entretenimiento. En nuestro hotel, encontrarás todo lo que necesitas para organizar tu evento de empresa, y además podrás disfrutar de un destino lleno de entretenimiento como es Sitges.
